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QUESTÃO 01

Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados.

 

QUESTÃO ERRADA

De acordo com Marilena Leite Paes, a utilização de métodos predeterminados é característica de bibliotecas. Os arquivos estabelecem classificação específica para cada instituição, ditadas pelas suas particularidades.

QUESTÃO 02

Os arquivos são classificados em institucionais, pessoais ou familiares. 

 

QUESTÃO CERTA

De acordo com a teoria arquivística, os arquivos podem ser classificados por critérios diferentes:

1 - Classificação quanto às entidades mantenedoras. Esta classificação parte do entendimento acerca da origem dos documentos de arquivo em face das características das organizações. Segundo ela, os arquivos podem ser: públicos (Federal, Estadual/DF e Municipal); institucionais (instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades, associações); comerciais (firmas e companhias) e pessoais/familiares;

2 - Classificação quanto aos estágios de evolução: correntes (são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes);  intermediários (são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente) e permanentes (conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados);

3 - Classificação quanto à extensão de sua atuação: setoriais (são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo função de arquivo corrente) e centrais/gerais (destina-se a receber os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente); e 

4 - Classificação quanto à natureza dos documentos: especial (é constituído por documentos de diversos formatos que, devido às características físicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico) e especializado (é o arquivo constituído por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada). 

 

O gabarito da questão foi apontado como CERTO pelo fato de o conceito se enquadrar em um dos critérios de classificação (quanto à entidade mantenedora), entretanto, parece um enunciado bastante restritivo.

QUESTÃO 03

O arquivo intermediário, por ser pouco consultado pela administração, pode ficar fisicamente afastado do seu acumulador.

 

QUESTÃO CERTA

Os arquivos intermediários comportam os conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Esses arquivos não precisam ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente que os arquivos correntes.

QUESTÃO 04

Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.

 

QUESTÃO ERRADA

As atividades típicas de uma unidade de protocolo são: recebimento, registro, autuação, classificação arquivística dos documentos, distribuição, expedição e controle da tramitação. 

QUESTÃO 05

Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser ostensivos ou sigilosos.

 

QUESTÃO CERTA

Quanto à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados de duas formas distintas:

1 - Ostensivo ou ordinário: documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial à administração ou às partes.

2 - Sigiloso: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. Ou seja, é aquele que fica temporariamente submetido à restrição de acesso público em razão de sua imprescritibilidade para a segurança da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso.

QUESTÃO 06

Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.

 

QUESTÃO ERRADA

A fase permanten representa a terceira e última fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo. É composta pelos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição. Quando o documento chega à fase permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais poderá ser eliminado. Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público, sendo a consulta aos documentos completamente liberada ao público em geral.

QUESTÃO 07

O acesso aos documentos no arquivo intermediário ainda é restrito aos acumuladores ou àqueles que receberam autorização do setor que os acumulou.

 

QUESTÃO CERTA

O acesso aos documentos intermediários é restrito ao órgão produtor ou àqueles que receberam autorização de acesso. 

A classificação de documentos de arquivo é feita de acordo com o assunto ou tema do documento.

 

QUESTÃO ERRADA

A classificação é realizada a partir da identificação das funções e atividades desempenhadas pelo órgão. A classificação para se realizar, necessita de um instrumento denominado Plano de Classificação.

QUESTÃO 08

O fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente.

 

QUESTÃO ERRADA

Se um documento corrente tem sua frequência ou possibilidade de uso diminuída ele deverá ser transferido para o arquivo intermediário. O termo "recolhimento" é específico para o envio dos documentos ao arquivo permanente, sejam esses documentos provenientes da fase corrente ou da fase intermediária.

QUESTÃO 09

QUESTÃO 10

O arquivo corrente deve ficar, preferencialmente, descentralizado fisicamente na instituição.

 

QUESTÃO CERTA

 

 

QUESTÃO 11

Formulário é exemplo de tipo documental.

 

QUESTÃO ERRADA

Formulário é um exemplo de espécie documental, que representa a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Ou seja, o tipo documental é formado quando agregamos à espécie documental as atividades, funções e competências da entidade produtora/acumuladora de documentos

QUESTÃO 12

A microfilmagem de documentos arquivísticos considerados permanentes sem a eliminação do original constitui procedimento correto.

 

QUESTÃO CERTA

Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

QUESTÃO 13

O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e digitais

 

QUESTÃO ERRADA

Gênero documental iconográfico reúne os documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, que contêm imagens fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou fotografadas, como: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos.

QUESTÃO 14

Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com a tabela de temporalidade e classificados a partir do plano de classificação.

 

QUESTÃO CERTA

A avaliação e a classificação dos documentos eletrônicos são feitas com os mesmos instrumentos de gestão documental utilizados para os documentos tradicionais, ou seja, tabela de temporalidade documental e plano de classificação dos documentos. 

O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente.

 

QUESTÃO ERRADA

O registro consiste em formalizar o recebimento de determinado documento arquivístico por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Ele tem por objetivo precípuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e bem como facilitar sua localização, recuperação e acesso. É uma atividade realizada no protocolo da instituição.

QUESTÃO 15

Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de temporalidade e o plano de destinação.

 

QUESTÃO CERTA

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo.

Os planos de destinação de documentos são instrumentos que servem para instruir o procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contêm informações sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as séries em que se dividiu o acervo. 

QUESTÃO 16